Elke regel wijst terug naar een handtekening
Een factuur waarover gebeld wordt, kost twee keer: de tijd om hem uit te zoeken en de dagen dat het geld blijft staan. In Platrom hangt het bewijs aan de regel vast, niet in een map ernaast.
| Uren | 3,5 u monteur · 1,0 u avondtoeslag | € 341,25 |
|---|---|---|
| Materiaal | Expansievat 25 l · vulslang · 2× knelkoppeling | € 618,25 |
| Voorrijden | Rotterdam · 1 rit | € 45 |
| Meerwerk | Vervangen inlaatcombinatie · ter plaatse getekend | € 280 |
Hoe die regel is ontstaan
De monteur boekte zijn uren op de bon, voegde het materiaal toe dat hij gebruikte en sprak ter plekke meerwerk af. De klant tekende. Op dat moment is de bon dicht.
Bij het factureren worden de open bonnen van dat project verzameld. De regels die eruit komen dragen hun herkomst mee. Bonnummer, datum, monteur, uren, handtekening. Niemand typt iets over en dus kan niemand zich vergissen.
Belt de klant, dan opent u de regel en ziet u wat hij ziet: wie er wanneer was en waarvoor hij tekende. Dat gesprek duurt tien seconden in plaats van een middag.
Waarom dit meer is dan netjes administreren
Drie plekken waar deze koppeling geld waard is, en geen ervan gaat over gemak.
De factuur zelf klopt ook
Wat u op papier zet, moet aan eisen voldoen. Die eisen zitten in de sjablonenbouwer, niet in het hoofd van degene die het sjabloon maakte.
Wat eraan komt en wat dat voor u betekent
Elektronisch factureren. Binnen de Europese Unie moet grensoverschrijdende handel tussen bedrijven vanaf 1 juli 2030 elektronisch gefactureerd worden, met digitale rapportage erbij. Voor binnenlandse facturen in Nederland is er nog géén vastgestelde datum: daarover loopt een consultatie en werkt het kabinet richting 2030 naar een verplichting toe. Wie u nu al elektronisch mag factureren, zoals de overheid en opdrachtgevers die erom vragen, kan dat via de gangbare weg.
Wat wij daarover niet zeggen: dat u er vandaag iets voor moet doen. Wat we wel doen is zorgen dat de gegevens op orde zijn. Een factuurregel die weet waar hij vandaan komt, is een regel die zich in elk formaat laat zetten.
Dossiervorming bij oplevering. Onder de Wet kwaliteitsborging hoort een aannemer bij oplevering een dossier te overhandigen waaruit blijkt dat het werk is uitgevoerd zoals overeengekomen. Tenzij u met uw opdrachtgever iets anders afspreekt. Platrom is geen dossierprogramma en doet niet alsof. Wat het wel doet is dit. De foto’s, de getekende bonnen, het gebruikte materiaal en de onderhoudshistorie staan per object bij elkaar. Daar wordt zo’n dossier uit opgebouwd.
Neem uw lastigste factuur mee
Die ene waar altijd over gebeld wordt. In de demo lopen we hem na: waar zou het bewijs vandaan komen en wat had de discussie voorkomen?